Beweggründe für einen Direktauftrag
Während öffentliche Auftraggebende dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterliegen und einen Auftrag nur bis zu einer bestimmten Auftragssumme direkt vergeben können, ist für private Auftraggebende eine direkte Vergabe uneingeschränkt möglich. Sie können Architekten nach eigenen Kriterien auswählen. Folgende Beweggründe können Auftraggebende (Bauherr/In Auftraggeber/In) zu einer direkten Vergabe führen:
- Für ein Projekt ist spezielles Wissen erforderlich und die Auftraggebenden sind davon überzeugt, dass nur ein bestimmtes Architekturbüro die Aufgabe leisten kann. Dies ist beispielsweise bei einem Auftrag im Bestand der Fall, bei dem die Architektin diesen Bau bereits kennt und in der Folge deswegen vom Auftraggeber bevorzugt wird.
- Ein Gebäude mit der Architektursprache eines bestimmten Architekturbüros wird gewünscht.
- Die Auftraggebenden sind der Meinung, ein aufwendiges Wettbewerbsverfahren lohne sich nicht. Sie entscheiden sich deshalb für ein bestimmtes, ihnen meist bereits bekanntes oder für ein beliebiges Architekturbüro.
- Zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden besteht eine besondere Verbindung; es kann sich zum Beispiel um eine Freundschaft oder familiäre Beziehung handeln, die Architekten zu einem Auftrag verhilft.
- Die Auftraggebenden haben bei abgeschlossenen Projekten mit dem jeweiligen Architekturbüro bereits gute Erfahrungen gemacht und vergeben einen Folgeauftrag.
Diese Liste ist als nicht abgeschlossen zu verstehen. In vielen Fällen führt eine Kombination von mehreren Gründen dazu, dass ein Auftrag direkt vergeben wird.
Strategien
Die Bekanntheit der Architekten spielt bei der Vergabe eines Direktauftrags eine wesentliche Rolle. Es ist naheliegend, dass zunächst Architekturbüros angefragt werden, die den Auftraggebenden bekannt sind. Deshalb muss das Netzwerk stets gepflegt und erweitert werden, was mit erheblichem Aufwand und Geschick verbunden ist. Konferenzen oder Anlässe können dazu dienen, mit Investoren und Bauherrinnen in Kontakt zu treten und das berufliche Netzwerk zu erweitern. Auch Möglichkeiten des Marketings können ausgeschöpft werden, um grössere Bekanntheit zu erlangen. Durch die Publikation von Projekten – es dürfen auch nicht realisierte sein – kann ein Architekturbüro öffentlich ins Gespräch kommen. Insofern können auch erfolglose Wettbewerbsbeiträge dennoch nützlich sein, weil sie die Arbeitsweise eines Büros aufzeigen; sie gehören zum Portfolio. Viele Architekturbüros sind nicht nur wegen ihrer herausragenden Architektur bekannt, sondern auch dank ihrer Marketing- und Kommunikationsstrategie. Über folgende Kommunikationskanäle wird das Bild des eigenen Unternehmens und der architektonischen Arbeit vermittelt:
- Präsenz im Internet mit einer eigenen Website,
- Präsenz in Architekturmagazinen mit eigenen Bauten oder Wettbewerbsbeiträgen,
- Produktion einer Publikation mit eigenen Projekten,
- Produktion eigener Ausstellungen,
- Einladung von möglichen Kunden bei der Eröffnung von realisierten Bauten.
Ein erfolgreich zum Abschluss gebrachter Auftrag bietet die besondere Chance auf einen möglichen Folgeauftrag derselben Auftraggebenden. In diesem Fall haben die Auftraggebenden die Sicherheit, dass die Qualität erneut stimmen und die Zusammenarbeit funktionieren wird. Es lohnt sich deshalb, bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen.
Architektinnen können aber auch eine aktive Rolle in der Akquisition von Direktaufträgen einnehmen, indem sie direkt auf potenzielle Auftraggebende zugehen. Ein solches Beispiel zeigt der Brief, in dem Walter Gropius dem Direktor der Faguswerke, Karl Benscheidt, seine Dienste anbot. Er schrieb am 7. Dezember 1910: «Herrn Fabrikant Benscheidt, Alfeld. Für den hervorragenden, grossartigen Fabrikneubau erlaube ich mir, Ihnen meine Dienste als Architekt anzubieten. Durch meine Tätigkeit unter Prof. Peter Behrens (Fabrikneubauten für die AEG) bin ich mit allen Fragen vertraut und wäre in der Lage, Ihnen ein künstlerisch und praktisch durchdachtes Projekt auszuarbeiten. Über meine Person und Bautätigkeit gibt Ihnen zusätzlich mein Schwager, Herr Landrat Burchard, in Alfeld Auskunft. Mit vorzüglicher Hochachtung, Walter Gropius, Architekt.»
Chancen und Risiken
Ein Vorteil eines direkten Auftrages ist der für die Architekturbüros wesentlich geringere Akquisitionsaufwand im Vergleich zu anderen Akquisitionsarten. Dies kann zu dem Entscheid führen, sich strategisch auf Direktaufträge zu konzentrieren. Diese Strategie birgt aber auch beachtliche Gefahren. Es ist nicht abschätzbar, wie gross der Aufwand ist, bis es zu einem Auftrag kommt. Unter Umständen ist ein langwieriges Umwerben von möglichen Auftraggebenden nötig und am Ende nicht immer erfolgreich.
Auch nach dem Erhalt eines Auftrags bleiben Gefahren bestehen, die bei einem Direktauftrag grösser sind als bei anderen Varianten der Auftragsvergabe. Vor Beginn der Projektierung müssen das Bedürfnis geklärt (Strategie), das Projekt definiert und dessen Machbarkeit nachgewiesen werden. Das kann bei direkten Vergaben vernachlässigt werden, wohingegen bei einem Wettbewerbsverfahren davon ausgegangen werden kann, dass die Projektdefinition und die Grundlagen umfassend aufgearbeitet wurden. Diese Tatsachen können für Architekten in den früheren Projektphasen eines Direktauftrags einen grösseren Aufwand bedeuten.
Ein Direktauftrag basiert auf dem Vertrauensverhältnis zwischen den Vertragsparteien. Dieses Vertrauen kann dazu führen, dass der Leistungsumfang und die Form der Zusammenarbeit im Vorfeld nicht klar definiert werden. Insbesondere auf mündliche Zugeständnisse sollte man sich nicht verlassen; der schriftliche Vertrag ist unverzichtbar.
Zudem besteht für die Bauherren eine Gefahr darin, dass keine breite Auswahl an Lösungsmöglichkeiten geprüft wird. So können kreativere oder effizientere Lösungen verpasst werden, was sich später im Betrieb über Jahre hinweg negativ auswirken kann.