Leistungsbereich
Die Terminplanung gehört, neben den Projektinhalten und der Kostenplanung, in jeder Projektphase als eine der Grundleistungen zu den Managementaufgaben der Planenden. Die Norm SIA 112, Modell Bauplanung, 2014, stellt diese Leistungen unter dem Leistungsbereich Termine dar. Letzterer dient ebenso wie der Leistungsbereich Kosten als Kommunikationsschnittstelle zwischen den am Bau Beteiligten.
Beteiligte
Die Terminplanung koordiniert die einzelnen Beteiligten am Bau; sie synchronisiert deren Leistungen während der Projektierung und der Realisierung. Deshalb hat sie alle Protagonisten eines Projekts zu berücksichtigen: Auftraggebende, Planende und Unternehmen. Sie bedingt daher die fortlaufende Kommunikation innerhalb des Projektteams; alle Hinweise und Angaben bezüglich relevanter terminlicher Fortschritte müssen für die Terminplanung zusammengeführt, im Rahmen der Terminkontrolle überwacht sowie gegebenenfalls gesteuert werden. Im Terminplan sind für die Entscheidungsfindung der Auftraggebenden stets genügende Reserven zu berücksichtigen.
Terminplanarten
Man unterscheidet zwischen Ablaufplänen und Terminplänen. Zu den Ablaufplänen zählen alle für die administrative Projektierung notwendigen Terminpläne, wie zum Beispiel Finanzierungspläne, Zahlungspläne etc. Der klassische Terminplan ist in der Ausführungsphase von Bedeutung; er ist zum Beispiel ein Meilensteinplan, Hauptterminplan, Ausführungs- oder Koordinationsplan.
Prinzip der Terminplanung
Grundsätzlich handelt es sich um die Planung der zeitlichen Abfolge unter Berücksichtigung aller relevanten Leistungen und vorhersehbaren Einflüsse sowie deren logisches Verknüpfen untereinander. Letztlich lassen sich hier die Auswirkungen auf die vordefinierten Projektziele ablesen. Dabei werden die Start- und Endtermine der einzelnen Vorgänge und die Projektdauer in einem Gesamtüberblick dargestellt.
Die zwei wesentlichen terminbestimmenden Faktoren sind die spezifischen logistischen Parameter eines Projekts sowie die beteiligten Personen. Unter Logistik versteht man in diesem Zusammenhang alle definierten Ziele, die bereitgestellten Produkte und die angewendeten Prozesse von der Planung über die Produktion und die Lieferung der Materialien bis zur Montage. Bei den Beteiligten wirken sich Grösse und Struktur der handelnden Organisationen bestimmend aus. Terminpläne zeigen in ihrer Form eine zeitliche Anordnung von Arbeitspaketen auf und können ergänzend Abhängigkeiten und den kritischen Weg abbilden.
Nach der Projektstrukturplanung sind die Arbeitspakete zu einem realistischen Projektablauf zeitlich anzuordnen. Das Projekt selbst, die Projektphasen, die Arbeitspakete und die Meilensteine müssen mit Start- und Endterminen versehen werden. Die zeitliche Anordnung ist abhängig von den Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Arbeitspaketen und deren Dauer, von den Pufferzeiten, von der Verfügbarkeit der Einsatzmittel und Finanzmittel sowie von den vorgegebenen Randbedingungen.
Der sogenannte Basisplan beschreibt den optimalen Projektverlauf zum Zeitpunkt der Planung. Bei Projekten, die auf einem Vertragsverhältnis mit verbindlichen Terminen beruhen, wird ein bestimmter Teil des Basisplans (zum Beispiel wichtige Meilensteine, Vorgänge mit Engpassressourcen, verbindliche Termine) als Vertragsterminplan festgeschrieben und ist Bestandteil des Vertrags.
Darstellung
Die Lesbarkeit von Terminplänen wird meist durch eine Abstraktion des Prozesses auf die wesentlichen projektspezifischen Faktoren und deren komplexe Verhältnisse und Abhängigkeiten erreicht. Sowohl eine sinnvolle Gliederung als auch eine verständliche Darstellung spielen dabei eine entscheidende Rolle. Die Mechanik der Terminplanung lässt sich in drei Schritte gliedern: Das Eintragen der verbindlichen Termine als Meilensteine, das Definieren der frühest- oder spätestmöglichen Lage der Vorgänge durch Vor- und Rückwärtsrechnungen und das Bestimmen der daraus resultierenden Arbeitspakete.
Vorwärtsrechnung
Rückwärtsrechnung
Darstellungsarten sind das einfache Balkendiagramm, der komplexe Netzplan und der üblicherweise verwendete Transplan, der die einzelnen Arbeitspakete der Gliederung miteinander in Beziehung setzt. Grundsätzlich kann zwischen diesen drei verschiedenen Darstellungsarten in der Bauterminplanung unterschieden werden. Das Balkendiagramm ist die einfachste Möglichkeit, Arbeitspakete auf einer Zeitachse aufzutragen. Im Transplan (vernetztes Balkendiagramm) sind diese zusätzlich verknüpft, um Abhängigkeiten und Beziehungen darzustellen. Der Netzplan bildet, ohne einer Zeitachse zu folgen, komplexe Systeme ab, um verstärkt auf die Abhängigkeiten einzugehen. Balkendiagramm und Transplan sind somit die zeitlich normierte und der Netzplan die logisch strukturierte Darstellung des Projektablaufs.
Erstellung
Struktur
Zu Beginn eines Projekts wird im ersten Schritt eine klare, sinnvolle und projektbezogene Struktur für den Terminplan erstellt. Die x-Achse ist immer diejenige der Zeit, während die Gliederung der y-Achse die Basis eines Balkendiagramms darstellt. Dabei kann sich die Struktur nach Projektphasen, nach dem Baukostenplan (BKP) oder nach den Arbeitsgattungen richten. Der BKP, der aufgrund seiner Gliederung nach Arbeitsgattungen ausführungsorientiert ist, stellt in der Leistungsphase der Realisation eine sinnvolle Gliederung für einen Terminplan dar.
Meilensteine
In der Regel werden Meilensteine durch fixe Termine festgelegt, während Start- und Endpunkte von Arbeitspaketen oftmals nur relativen Zeitpunkten zugeordnet sind. Meilensteine zeigen Ereignisse besonderer Bedeutung, wie etwa den Projektstart, Vertragstermine, Einreichen der Baueingabe, Erhalt des Baurechtsentscheids, Baufreigabe, Liefer- und Abnahmetermine, Baufertigstellung, Nutzungsbeginn: Termine, die den Bauprozess wesentlich beeinflussen.
Arbeitspakete und Vorgänge
Arbeitspakete sind Leistungen, die von einzelnen Projektbeteiligten zu erbringen sind. Sie werden in Arbeitsschritte aufgeteilt, die als Vorgänge im Terminplan dargestellt werden können. Arbeitspakete können zum Beispiel Arbeitsgattungen aufzeigen. Vorgänge sind einzelne Teile der auszuführenden Arbeiten (z. B. Arbeitspaket Spengler, Vorgang Erdgeschoss).
Für jeden Vorgang ist eine Zeitdauer festzulegen; die Arbeitsschritte sind in zeitlich kontrollierbaren Abständen zu takten. Anschliessend werden Vorgänge jeweils mit einem Start- und Endtermin versehen und in ihrer zeitlichen Abfolge und Beziehungen zueinander dargestellt. Die Start- und Endtermine der Vorgänge werden miteinander verknüpft, so ist schliesslich jeder Vorgang von seinem Vorgänger und Nachfolger abhängig. Im Idealfall wäre in einem Terminplan nur der Startmeilenstein ohne einen Vorgänger und der Endmeilenstein ohne einen Nachfolger und die Berechnung würde von diesen zwei Terminen ausgehend erfolgen.
Terminpuffer
Der Puffer zeigt die Zeitdauer an, die sich ein Vorgang verzögern kann, bevor er einen anderen Vorgang oder den Fertigstellungstermin verschiebt. Die Differenzen zwischen den ermittelten Start- oder Endterminen ergeben somit den zeitlichen Puffer, der für eventuelle Terminverschiebungen zur Verfügung stünde. Um mit dieser Art der Rechnung zu kalkulieren, ist ein breites Wissen über die Dauer der im spezifischen Planungsprozess beteiligten Arbeitsgattungen notwendig.
Der kritische Weg («Critical Path Method», CPM)
Alle Vorgänge ohne zeitlichen Puffer liegen auf dem kritischen Weg. Verändert sich die Dauer eines Vorgangs auf dem kritischen Weg, verändert sich der Fertigstellungstermin analog dazu.
Der kritische Weg kann als ein Arbeitsinstrument angewendet werden, mit dem die Dauer eines Projekts unmittelbar beeinflusst werden kann: Wenn sich bei der Terminplanerstellung herausstellt, dass der gewünschte Endtermin oder die Fertigstellung des Projekts nicht wie angestrebt erreicht werden kann, müssen lediglich die Vorgänge überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, die auf dem kritischen Weg liegen. Der kritische Weg beschreibt somit eine Folge von Vorgängen, die sogenannte Vorgangskette. Er stellt zum einen die minimale Gesamtdauer eines Vorgangs oder des Projekts, die Vorgangskette dar, zum anderen verweist er auf die wesentlichen Abhängigkeiten im Projekt.
Abstimmung
Der so erstellte Terminplan ist im Anschluss mit allen am Projekt Beteiligten abzustimmen; Unstimmigkeiten sind zu bereinigen. Wird der harmonisierte Terminplan von den Auftraggebenden und von allen Planenden akzeptiert, wird er freigegeben und verbindlich. Im Projektverlauf wird es immer wieder Anpassungsbedarf geben; in diesem Fall ist ein erneuter Harmonisierungsprozess durchzuführen. 1 Während des ganzen Planungs- und Bauprozesses wird der Terminplan phasenweise detailliert, angepasst und aktualisiert.
Planlieferungsprogramm
Bei grossen, komplexen Projekten ist es sinnvoll, die Planproduktion zu koordinieren und in einer zeitlichen Abfolge festzuhalten: Die Vielzahl der Beteiligten – Architektinnen, Planende, Spezialisten, Unternehmer – und die Abhängigkeiten der Angaben, die die Beteiligten voneinander benötigen, fordert ein Planlieferungsprogramm. Während bei der Projektierung meist die Planlieferung der Architekten und der Planenden sowie der Spezialisten im Vordergrund steht, werden bei der Realisierung die Unternehmerinnen und ihre Pläne relevant. Die Planproduktion dieser verschiedenen Beteiligten ist in einem Planlieferungsprogramm festzuhalten, um so den Gesamtüberblick zu behalten und zeitliche Engpässe sowie Missverständnisse zu vermeiden.
Kontrolle und Steuerung der Termine
Die Terminkontrolle ist einer der wichtigsten Aspekte der Terminplanung: Sie ist eine Fortschrittskontrolle, um im Projektverlauf über die zu erwartenden Fertigstellungstermine der einzelnen Leistungen und schliesslich über den Endtermin des Projekts eine Einschätzung abgeben zu können. Während die Terminplanung aufzeigt, wie der Weg zum vereinbarten Fertigstellungstermin für das Projekt aussehen kann, zeigt die Terminkontrolle, wo genau man sich auf diesem Weg befindet. So kann nachvollzogen werden, ob der geplante Projektablauf und das gesetzte Ziel vereinbar sind oder Gegensteuermassnahmen ergriffen werden müssen.
Weiterführende Anwendungen
- Terminliche Auswirkungen einer zusätzlichen Leistung abschätzen (zum Beispiel bei Planungsänderungen): zusätzlichen Vorgang hinzufügen und den Terminplan mit den entsprechenden Verknüpfungen neuberechnen. Verschiebungen analysieren und kontrollieren, ob wichtige Meilensteine betroffen sind.
- Rückwirkende Betrachtung des abgeschlossenen Bauablaufs durchführen: zum Beispiel bei einem verspätet fertiggestellten Bauprojekt nachvollziehen, durch welche Störung welche Planungs- oder Bauabläufe verzögert wurden. Diese Frage nach dem Grund des Verzugs wird eventuell eine rechtliche Frage, wenn es darum geht, wer die Kosten für den Verzug tragen muss.